定款を紛失したとき取るべき４つの手続とは？

銀行の融資を受ける際や、事業の許認可を受ける際に定款の提出を求められることがあります。

ところが「創業が古いので定款がどこにあるか分からない」「災害で定款を紛失してしまった」など、定款が手元にない場合があります。

定款はいわば会社の憲法。設立時には必ず作成しており、株式会社・特例有限会社は定款を会社に備え置き、株主や債権者から請求があれば閲覧させる義務があります ¹から、定款がないというのは信用に関わる問題です。

定款が行方不明になったときは、どうすればいいのでしょうか？対処方法を解説していきます。

定款の作成者に確認する

会社の設立を司法書士や行政書士などの専門家に依頼していた場合は、定款の控えを保管している可能性があります。

誰に依頼したか分かるのであれば、まずは確認してみるといいでしょう。

ただし、いつまでも保管する義務はありません。時間が経って廃棄されている場合は他の方法を採ります。

法務局で閲覧する

法務局で、会社の設立登記や変更登記をする際に提出した定款を閲覧することができます ²。

誰でも閲覧できるわけではなく、利害関係人（役員、株主等、債権者）が相当の理由がある場合に限って閲覧することができます ³。会社の役員が紛失した自社の定款を確認する目的であれば閲覧が認められるでしょう。

ただし、法務局では、登記申請受付の日から5年間しか保存されない ⁴ので、期間を経過して破棄されていた場合は閲覧することができません。他の方法を採りましょう。

参考：法務局HP：各法務局のホームページ

公証役場で謄本をもらうー株式・有限会社のみ

定款を認証した公証役場で、定款の謄本（コピー）をもらうことができます ⁵。

株式会社と（特例）有限会社 ⁶は、会社を設立する時に公証人から定款の認証を受ける必要があります。公証役場でその際の定款を保存しているので、その謄本（コピー）を請求することができます。

これも誰でも請求できるわけではなく、利害関係人（役員、株主等、債権者）が請求できます。

公証役場での定款の保存期間は２０年 ⁷なので、それを過ぎて廃棄されていれば謄本をもらうことはできません。

また、公証役場の統廃合などで、どの公証役場に請求すればいいか分からない場合も難しいかもしれません。

参考：公証役場一覧 | 日本公証人連合会

定款を再作成する

法務局や公証役場に定款がない場合には、定款を再作成して定款変更の手続を採ります。

会社は、法定の手続を踏めば、自由に定款を変更できます ⁸。きちんと定款変更の手続を行えば偽造にはなりません。

最も簡単な方法は、会社の最新の登記簿を取り寄せて、その記載事項と矛盾しないように（登記簿の記載と同じ文言で）定款のひな形を改変し、株主総会などで可決するだけです ⁹。

定款を再作成しても、印紙を貼ったり公証人の認証を受けたりする必要はないので、会社内の手続だけで完結し ¹⁰、早ければ1日で完了します。

会社ごとに定款変更に必要な手続は以下の通りです ¹¹。

最後に

はじめに書いた通り、定款はいわば会社の憲法、根本規則です。

「補助金や融資を受けるため」「許認可を得るため」「取引先から見せるよう言われたから」定款を用意するだけではなく、より良い会社・あるべき会社の形を作り、経営・運営を行っていくための武器として定款を活用していくこともできます ¹²。

「うちの会社の定款はどんな内容だったかな……？」と思った経営者の方は、一度定款を見直ししてみることをおすすめします。

定款見直しのサポートは全国対応しておりますので、お気軽にご相談ください。